Comment réaliser le suivi de vos frais ?

Les frais de gestion et d'organisation sont des étapes indispensables à toute entreprise pour exercer ses activités. Votre entreprise grandit et vos dépenses augmentent, mais jusqu'où ? L'émergence de nouvelle demande entraînera inévitablement l'émergence de nouvelles formes de consommation.

Les notes de frais : c’est quoi ?

Ces notes comprennent toutes les dépenses engagées par les dirigeants ou les salariés de l'entreprise dans le cadre de leurs missions. Pour qu'elles soient effectives, les dépenses inscrites dans la note de frais doivent correspondre et être proportionnelles aux dépenses engagées pour les intérêts et les activités de l'entreprise. De plus, elles doivent être justifiées par des pièces justificatives. Il existe trois systèmes de remboursement des frais professionnels :

• Remboursement des dépenses réelles engagées,
• Remboursement ponctuel des dépenses,
• Ou des déductions supplémentaires pour honoraires professionnels.

Si votre entreprise grandit et compte plusieurs salariés qui doivent se déplacer, vous devez mettre en place une organisation sur ce sujet en recourant à un expert doué chez Je Pilote Mon Entreprise.

Quelques règles pour les notes de frais

Lors de la création de notes de frais, vous devez faire attention à certaines particularités, notamment les éléments suivants :

• Les frais de restauration : pour les dépenses de restauration figurant sur la note de frais, le motif, de l'invitation et le nom du convive doivent être indiqués sur le reçu.
• Les frais d'hébergement : les frais de pension et d'hébergement répondant à l'une des deux conditions suivantes seront remboursés par l'entreprise : en raison de la distance (au moins 50 kilomètres), les employés ne peuvent pas rentrer chez eux, ou lorsque le service de transport en commun de leur domicile n'est pas bon (au moins 1 h 30).
• L'indemnité kilométrique : le responsable de l'entreprise ou le salarié qui doit utiliser un véhicule privé en raison des besoins de l'entreprise peut recevoir une indemnité sous forme d'indemnité kilométrique.

Effectivement, comment réaliser vos notes de frais ?

Votre service comptable établit généralement des notes de frais sur une base mensuelle, bien que la loi n'impose pas d'autre rythme qu'un délai raisonnable. Au fil du temps, les employés ou les gestionnaires peuvent demander un remboursement. Sur le plan comptable, vous conservez un dossier contenant toutes les informations juridiques liées aux notes de frais et vous devez également conserver toutes les pièces justificatives (factures). Les informations requises pour la note de frais sont :

• Le nom de l'employé concerné
• Date
• Montant HT
• Taxe sur la valeur ajoutée
• Inclure le montant de toutes les taxes
• La raison

L'enregistrement de la note de frais correspond à l'écriture au débit du 6e compte du plan comptable général. La méthode de déduction de la TVA est la même que les dépenses standard encourues par l'entreprise (à quelques exceptions près).